Tietosuoja
Tietosuojaseloste
Praktica & Co Oy
1. Rekisterinpitäjä
Praktica & Co Oy
Y‑tunnus: 3618804‑1
Osoite: Tampellan Esplanadi 11 A 139
Sähköposti: ville.leino@praktica.fi
Puhelin: +358 44 301 0794
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Potentiaalisten asiakkaiden (prospektien) yhteystietojen hallinta ja myyntitoimenpiteet
- Asiakassuhteiden hoitaminen ja yhteydenpito
- Toimeksiantojen suunnittelu ja toteutus
- Laskutus ja sopimusten hallinta
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttyminen
Käsittelyn oikeusperusteet:
- Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f): prospektien yhteystietojen hallinta sekä asiakassuhteiden kehittäminen. Oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän liiketoiminnalliseen intressiin olla yhteydessä potentiaalisiin ja olemassa oleviin B2B‑asiakkaisiin.
- Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b): laskutus, projektinhallinta ja asiakasviestintä olemassa olevien asiakkaiden osalta.
- Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c): kirjanpitolain mukainen säilytysvelvoite laskutus- ja sopimusaineistolle.
Asiakkaan yhteys- ja laskutustiedot ovat edellytys sopimuksen tekemiselle ja laskutukselle.
3. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Työnantajayritys ja titteli
- Muistiinpanot yhteydenotoista ja aktiviteeteistä
- Laskutustiedot ja sopimusaineisto (asiakkaat)
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä tai sen aikana
- Julkisesti saatavilla olevat ammatilliset profiilit (esim. LinkedIn)
- Yritysten verkkosivut
- Verkostoitumistapahtumat ja suorat yhteydenotot
5. Tietojen säilytysaika
Säilytysaika määräytyy tietotyypeittäin:
- Prospektitiedot: niin kauan kuin myyntiaktiviteetti on aktiivista tai asiakassuhteen syntyminen on realistista. Tietoja tarkistetaan vähintään kerran vuodessa ja tarpeettomat tiedot poistetaan.
- Asiakkaan yhteystiedot ja viestintähistoria: asiakassuhteen keston ajan sekä enintään 3 vuotta sen päättymisen jälkeen.
- Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: 10 vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
- Sopimukset: voimassaoloajan sekä 5 vuotta päättymisen jälkeen.
Rekisteröidyn pyynnöstä tiedot poistetaan viipymättä siltä osin kuin lakisääteinen säilytysvelvoite ei sitä estä.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin eikä myydä eteenpäin.
Tietoja käsitellään seuraavien palveluntarjoajien (henkilötietojen käsittelijöiden) järjestelmissä. Kaikkien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus (DPA).
- Supabase Pte. Ltd: CRM‑järjestelmän tietokanta (palvelimet Ruotsissa, EU)
- Vercel Inc.: CRM‑järjestelmän hosting (Yhdysvallat)
- Google: Google Workspace ‑palvelut, kuten sähköposti, kalenteri ja dokumentit (globaali konesaliverkosto)
- Anthropic Ireland, Limited: Claude‑tekoäly prospektien analysointiin, asiakastapaamisten muistiinpanojen työstämiseen sekä sähköpostin ja kalenterin käsittelyyn
- Netlify Inc.: verkkosivuston hosting (Yhdysvallat), ks. kohta 10
Tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework). Vakiosopimuslausekkeet ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilla, ja jäljennöksen käytetyistä suojatoimista saa pyytämällä rekisterinpitäjältä.
7. Tekoälyn käyttö ja automaattinen päätöksenteko
Automaattista päätöksentekoa (GDPR 22 art.) ei käytetä. Prospekteja analysoidaan tekoälyavusteisesti (Anthropicin Claude) myyntitoimenpiteiden priorisoimiseksi, ja päätökset tekee aina ihminen.
Tekoälypalveluista käytetään vain yrityslisenssejä, joissa syötettyjä tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja, ei syötetä tekoälypalveluihin.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Tarkastusoikeus: oikeus saada tieto häntä koskevista tiedoista
- Oikaisuoikeus: oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista
- Poisto‑oikeus: oikeus vaatia tietojensa poistamista
- Käsittelyn rajoittaminen: oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
- Vastustamisoikeus: oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten prospektitietojen käsittelyä, henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa, jolloin se lopetetaan.
- Siirto‑oikeus: oikeus saada tietonsa koneluettavassa muodossa
Huomaa: poisto‑oikeutta voidaan rajoittaa siltä osin kuin tietojen säilytys on lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpitoaineisto).
Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen ville.leino@praktica.fi. Vastaus toimitetaan kuukauden kuluessa.
9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.
10. Evästeet ja verkkosivuston lokit
Verkkosivusto praktica.fi ei käytä evästeitä eikä muita seurantatekniikoita, kuten analytiikkaskriptejä tai selaimen paikallista tallennusta.
Sivuston hosting‑palvelu (Netlify) kirjaa palvelimen teknisiin lokeihin kävijän IP‑osoitteen, pyynnön ajankohdan ja pyydetyn sivun. Vastaavasti CRM‑järjestelmän hosting‑palvelu (Vercel) kirjaa lokeihin CRM‑järjestelmän käyttäjien ja sen kirjautumissivun kävijöiden IP‑osoitteet. Lokeja käytetään palveluiden toimittamiseen ja tietoturvan ylläpitoon (oikeutettu etu, GDPR 6 art. 1 f), eikä niitä käytetä kävijöiden tunnistamiseen eikä seurantaan. Lokit säilyvät enintään vuoden.